Politique de confidentialité

1. Qui est responsable du traitement ?

Le responsable de traitement pour les données liées au compte, à la facturation et à l’usage de la plateforme est :

• Agana Group, société de droit togolais
• RCCM : TG-LFW-01-2024-B13-00146 · NIF : 1001906102
• Siège : Légbassito, non loin de la route de Mission Tové, Lomé, Togo
• Contact données personnelles : contact@transipay.app
• Site : https://transipay.app

Pour les données que votre agence saisit concernant ses clients (noms, téléphones, dossiers de transit), TransiPay agit en tant que sous-traitant : votre agence reste responsable de traitement de ces données, et TransiPay les traite uniquement pour fournir le service.

2. Quelles données collectons-nous ?

Données de compte : e-mail, mot de passe (haché, jamais stocké en clair), nom optionnel, fonction/rôle dans l’agence, nom de l’agence, RCCM et NIF de l’agence (si fournis).

Données d’usage : logs de connexion (date, heure, adresse IP), actions réalisées sur la plateforme, préférences d’interface — utilisés pour la sécurité du service (limitation des tentatives, détection d’abus).

Données métier saisies par l’agence (sous-traitance) : coordonnées des clients de l’agence, informations de dossiers (cotations, factures, conteneurs, BL, montants, statuts), documents téléversés lorsque la fonctionnalité est activée. Ces données sont fournies par l’Utilisateur ; TransiPay ne les collecte pas auprès des clients finaux de l’agence.

Données de paiement : coordonnées de facturation nécessaires à l’abonnement. Aucun numéro de carte bancaire complet n’est stocké par TransiPay.

Nous ne demandons pas de données sensibles au sens de la loi 2019-014 (origine raciale, opinions politiques, données de santé, biométrie…), sauf si vous les saisissez volontairement dans un champ libre — ce que nous déconseillons.

3. Pourquoi traitons-nous ces données ? (finalités)

• Créer et gérer votre compte et celui de votre agence ;
• Fournir les fonctionnalités TransiPay (cotations, débours, surestaries, facturation…) ;
• Assurer la sécurité de la plateforme (détection d’intrusion, prévention de fraude) ;
• Facturer les abonnements et gérer le recouvrement ;
• Assurer le support client et répondre à vos demandes ;
• Améliorer le service (statistiques anonymisées ou agrégées) ;
• Respecter nos obligations légales (comptabilité, réponses aux autorités compétentes).

4. Bases légales du traitement

Conformément à la loi n°2019-014, les traitements reposent sur :

• l’exécution du contrat (CGU / abonnement) — accès au service, cotations, facturation ;
• l’intérêt légitime — sécurité de la plateforme, amélioration du service, prévention de la fraude ;
• une obligation légale — conservation comptable, réponses aux autorités habilitées.

Pour les données de vos clients saisies dans TransiPay, c’est votre agence qui détermine la base légale (contrat avec le client, obligation légale douanière, etc.).

5. Qui a accès aux données ?

Les données sont accessibles uniquement à vous, aux membres autorisés de votre agence, et au personnel TransiPay habilité (support, technique), sous obligation de confidentialité.

Nos sous-traitants techniques, liés par contrat et obligations de sécurité, sont :

• Vercel — hébergement de l’application ;
• Neon — base de données PostgreSQL ;
• Resend — envoi des e-mails transactionnels (vérification de compte, invitations, notifications) ;
• Cloudinary — stockage de certaines pièces jointes, lorsque configuré ;
• Upstash — limitation de débit et protection contre les abus, lorsque configuré.

Nous ne vendons pas vos données personnelles à des tiers. Des données peuvent être communiquées aux autorités togolaises compétentes (Douane, OTR, IPDCP, autorités judiciaires) uniquement sur réquisition ou obligation légale.

6. Transferts hors du Togo

La plateforme est hébergée sur des infrastructures cloud situées hors du Togo (Vercel, Neon — région Europe). TransiPay s’engage à choisir des prestataires offrant des garanties de sécurité appropriées, à encadrer les transferts par des mesures contractuelles adaptées, et à respecter, lorsque requis, les formalités prévues par la loi 2019-014.

Vous pouvez nous demander la liste actualisée des sous-traitants à l’adresse contact@transipay.app.

7. Combien de temps conservons-nous les données ?

Les données de compte sont conservées pendant la durée de vie du compte, puis supprimées ou anonymisées dans un délai raisonnable après clôture, sauf obligation légale contraire. Les données de facturation et comptabilité sont conservées pour la durée légale applicable au Togo. Les logs de sécurité sont conservés pour la durée nécessaire à la détection d’incidents. Les données métier de l’agence sont conservées pendant la durée du contrat, exportables via « Sauvegarde complète », puis supprimées selon les modalités de réversibilité des CGU.

8. Sécurité des données

• Mots de passe stockés sous forme hachée, jamais en clair ;
• Connexions chiffrées (HTTPS/TLS) ;
• Cloisonnement strict par agence : aucune agence ne peut consulter les dossiers d’une autre ;
• Sauvegardes et mesures de continuité chez nos hébergeurs ;
• Limitation des accès internes au besoin d’en connaître.

Aucun système n’est infaillible. En cas de violation de données susceptible d’engendrer un risque pour les droits des personnes, TransiPay s’engage à informer les personnes concernées et l’IPDCP dans les conditions prévues par la loi.

9. Vos droits (loi 2019-014)

Toute personne concernée dispose des droits d’information, d’accès, de rectification, d’opposition, d’effacement, de limitation et de portabilité, dans les conditions légales.

L’export complet de vos dossiers est disponible via la fonction « Sauvegarde complète » dans les paramètres du compte. Pour toute autre demande, écrivez à contact@transipay.app. Une pièce d’identité peut être demandée en cas de doute sur l’identité du demandeur.

Si vous n’obtenez pas satisfaction, vous pouvez saisir l’Instance de Protection des Données à Caractère Personnel (IPDCP) — https://ipdcp.tg.

10. Cookies et traceurs

La plateforme utilise des cookies strictement nécessaires au fonctionnement (session, authentification, sécurité). Le refus de ces cookies via votre navigateur peut dégrader le fonctionnement du service.

11. Données des mineurs

TransiPay est un service professionnel B2B, non destiné aux mineurs. Nous ne collectons pas sciemment de données de personnes de moins de 18 ans.

12. Obligations de l’agence utilisatrice

En tant qu’agence utilisant TransiPay, vous vous engagez à informer vos clients lorsque vous saisissez leurs données dans la plateforme si la loi l’exige, à ne saisir que des données pertinentes et exactes, à respecter les droits des personnes dont vous êtes responsable de traitement, et à ne pas utiliser la plateforme pour des finalités illicites.

13. Modification de la présente politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique. La version en vigueur est publiée sur transipay.app avec sa date. En cas de changement substantiel, une information sera communiquée aux utilisateurs.

14. Contact

• Questions vie privée / support général : contact@transipay.app
• Adresse postale : Légbassito, non loin de la route de Mission Tové, Lomé, Togo
• Autorité de contrôle : IPDCP — https://ipdcp.tg